Quels sont les avantages de la gestion électronique des documents dans le BTP ?

Faire passer un projet de construction ou de développement de la planification à la réalisation n’est pas une mince affaire. La GED pour le BTP permet de faciliter l’ensemble des process. Elle implique des architectes, des constructeurs, des sous-traitants, de vastes matériaux, des permis, des inspections et surtout la direction pour superviser et orchestrer le processus. Dans le passé, les entreprises de construction et d’aménagement n’avaient d’autre choix que de produire des tonnes de documents papier. Ce n’est plus le cas aujourd’hui !

Les logiciels de GED pour la construction, offrent un accès immédiat et intuitif pour gérer les contenus critiques au moment, à l’endroit et de la manière dont votre équipe en a besoin.

Avantages de la GED pour le secteur du batiment

Les avantages de la GED pour le BTP sont nombreux et concernent la majorité des process qu’une entreprise de construction doit gérer. Voici quelques exemples d’avantages concrets qu’apporte la dématérialisation de vos données d’entreprise sur un logiciel de GED :

  • Automatisation du traitement des factures et saisie de centaines de milliers d’escomptes pour paiement anticipé
  • Automatisation des RH, de l’accueil des nouveaux employés et de la gestion des I-9
  • Produire des documents de clôture de projet en quelques minutes au lieu de plusieurs jours ou semaines
  • Suppression des frais d’expédition et de port pour obtenir des signatures
  • Amélioration du contrôle des versions pour les dessins et autres documents susceptibles d’être modifiés
  • Centralisation de tous les documents entre le progiciel de gestion intégré (ERP) et le logiciel de gestion de projet
  • Réduire les risques et les coûts des litiges grâce à un contrôle complet des documents
  • Capturer les escomptes de paiement anticipé offerts par les vendeurs
  • Renforcer le suivi et les contrôles de conformité pour les assurances, les renonciations aux privilèges, etc.
  • Faciliter la saisie des données relatives aux projets sur le terrain, telles que les rapports quotidiens, le temps de travail et d’équipement, les bons de livraison, les rapports de sécurité et d’accident, etc.
  • Traiter, archiver et gérer tous les documents de construction, y compris (Notes et procès-verbaux des réunions, dessins et spécifications, contrats divers, permis, attestations d’assurance, RFI, Fiches de paie numérique, signature électronique, Archivage des documents sur serveurs français et sécurisé etc.

Logiciel de gestion des documents pour le secteur de la construction

Le logiciel GED pour la construction offre un accès immédiat et intuitif pour gérer les contenus critique au moment, à l’endroit et de la manière dont votre équipe en a besoin. Le meilleur logiciel de GED pour le BTP et donc de gestion de contenu pour votre entreprise dépend d’un certain nombre de facteurs tels que vos exigences en matière de capture, de référentiel, de récupération, d’automatisation et de sécurité.

Intégration de l’ERP dans le secteur de la construction directement sur le logiciel de GED

Nous sommes en mesure d’élever votre logiciel de gestion des documents de construction à un niveau supérieur grâce à plusieurs logiciels de planification des ressources de l’entreprise (ERP) utilisés par les entreprises de construction. Cette intégration unique permet aux utilisateurs d’accéder aux documents et au contenu des projets directement à partir des applications qu’ils utilisent pour gérer les opérations sur le terrain et dans les bureaux

La combinaison des meilleures technologies de gestion des documents et de mobilité pour offrir un système complet qui simplifie le contrôle de chaque travail, assure le suivi de tout et garantit que le processus de construction se déroule conformément à votre calendrier et à celui de votre client.

La transformation numérique pour le secteur de la construction, les 3 avantages.

L’une des idées fausses que beaucoup d’entreprises de construction ont sur la transformation numérique est qu’elles doivent changer complètement leur façon de faire des affaires. La vérité, c’est que vous pouvez vous engager sur la voie de la transformation numérique. Cela peut être aussi simple que de passer au “sans papier” ou de rationaliser les comptes fournisseurs ou aussi complexe que l’automatisation des processus robotisés et les services publics personnalisés.

1. La GED facilite les échanges dans le BTP

  • Générer et traiter les contrats
  • Automatiser le traitement des factures
  • Automatiser les documents relatifs aux ressources humaines, à l’embarquement des nouveaux employés/entrepreneurs et à la vérification
  • Générer des documents de clôture de projet en quelques minutes au lieu de plusieurs jours ou semaines
  • Vous pouvez également définir des règles pour le traitement et le stockage des documents, adaptées aux pratiques existantes de tous les services. En cas de litige, le personnel peut mettre la main sur les documents juridiques et réglementaires en un instant.

2. Améliore la gestion de projets pendant la construction

En améliorant le contrôle des versions des dessins et autres documents susceptibles d’être modifiés

, la GED montre tout son avantage. De plus, elle permet d’améliorer l’accès à l’information et de réduire les risques et les coûts des litiges grâce à un contrôle complet des documents.

La gestion des sous-traitants est facile avec une plateforme GED. Le système maintient les processus en mouvement en envoyant des courriels automatisés aux fournisseurs pour leur demander toute information manquante, telle que la preuve d’une assurance responsabilité civile. En même temps, la visibilité est accrue, car une plate-forme GED robuste supprime les silos de données et augmente le flux d’informations entre les divisions. Comme les responsables des ressources humaines, de la comptabilité fournisseurs et des sites accèdent au même système, vous résolvez les problèmes de manière proactive, sans longs échanges par courrier électronique ou par téléphone.

3. La GED permet un suivi des coûts et contrôle des risques financiers

L’utilisation d’une plateforme GED vous aide également à surveiller les coûts et à contrôler les risques financiers, tel que :

  • Suppression des frais d’expédition, de stockage et d’affranchissement
  • Renforcer le suivi et les contrôles de conformité pour les assurances et les renonciations aux privilèges

Pour la comptabilité et les finances, un logiciel de GED signifie moins de retards dans le traitement des commandes et moins de dépendance vis-à-vis des systèmes de données des contractants. Lorsque le système signale l’absence d’une renonciation au droit de rétention, vous prenez immédiatement des mesures pour vous assurer que le contractant en fournit une.

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